Política de privacidade

Esta Política de Privacidade aplica-se ao uso da Ziptalk ("Serviço") e rege a coleta, uso, processamento e compartilhamento de informações dos usuários.

A controladora dos dados é a Ziptalk LTDA, CNPJ 62.586.587/0001-10, com sede em Piracicaba/SP, Brasil. Onde agimos como operadora, e não como controladora, dizemos isso de forma expressa.

a. Informações pessoais

Coletamos dados pessoais, como nome, e-mail e número de telefone, necessários para a criação e gerenciamento de sua conta.

No primeiro acesso perguntamos o ramo do seu negócio, o seu cargo e como você conheceu o ZipTalk. Responder é opcional. Com essas respostas vemos de que ramos vêm nossos clientes, que funções eles ocupam e quais canais trazem cada um, o que orienta onde divulgamos o Serviço. Em conversas com parceiros podemos citar totais, como quantos clientes são de um ramo, sem identificar ninguém.

Se você entrar por um provedor de login externo, recebemos dele seu nome e seu e-mail. Alguns desses provedores permitem que você esconda o e-mail real e nos entregue um endereço de redirecionamento no lugar. Quando isso acontece, é esse endereço que guardamos e é para ele que enviamos nossas mensagens.

b. Conexão com o WhatsApp

Para transcrever seus áudios precisamos receber as mensagens do número que você conectar. Você escolhe entre três formas, e elas funcionam de um jeito diferente:

• Conexão oficial no número que você já usa, pela plataforma do WhatsApp Business da Meta. Você autoriza a Ziptalk em uma janela da própria Meta, e é a Meta que passa a nos entregar os eventos do número.
• Conexão oficial em um número sem o aplicativo do WhatsApp, novo ou já usado em outra plataforma pela Meta. Se ele ainda não estiver registrado na plataforma da Meta, nós o registramos a seu pedido. O número é seu: você o obtém e confirma a posse dele com a Meta. Se outra plataforma também recebe as mensagens desse número, ela trata os dados dela conforme as próprias regras, e nada do que fazemos passa por ela. Não há aplicativo do WhatsApp nesse número, então a Meta não nos envia agenda de contatos e nós não recebemos cópia de mensagens enviadas de um celular. Se quiser nomes nesse número, você pode importar uma agenda: veja o item "e" abaixo.
• QR Code, lido a partir do WhatsApp instalado no seu celular. Nesse caso a conexão é direta entre nós e o seu aparelho, sem a Meta no meio.

Em todas, transcrevemos apenas mensagens de áudio, e não armazenamos os áudios nem suas transcrições. O áudio é processado em memória e descartado em seguida. Nenhuma conversa sua é guardada: o Serviço não tem onde armazenar mensagens. As exceções são o que você escolhe guardar no ZipTalk: das ligações, o registro, a transcrição e a gravação, como descrito no item g; dos áudios, o arquivo, a transcrição e as notas, como descrito no item h.

c. O que chega até nós na conexão oficial

Na conexão oficial, quem decide o que é entregue é a Meta, não a Ziptalk. Ela não permite escolher conversas ou tipos de mensagem: envia os eventos do número, e a filtragem acontece do nosso lado.

• Mensagens recebidas no número. Chegam todas, de qualquer tipo, incluindo o texto das mensagens. Processamos somente as de áudio. Texto, imagens, figurinhas e demais tipos são descartados sem serem gravados. O texto é lido apenas para reconhecer os comandos "/stop" e "/start".
• Mensagens que você mesmo envia pelo celular. Depois da conexão, a Meta também nos envia cópia do que sai do seu aparelho, para que a transcrição funcione nos dois sentidos. Vale a mesma regra: só áudio é processado. Isso não acontece em um número novo, que não tem aplicativo em celular nenhum.
• Sua agenda de contatos, se a sincronização estiver ativa. Veja o item "e" abaixo.
• Avisos sobre a conta, como desconexão, reconexão ou restrição do número, usados apenas para manter o status da conexão correto na tela.

Não solicitamos o histórico de conversas. A plataforma da Meta permite pedir até seis meses de conversas anteriores, e nós não pedimos. Se algum histórico chegar mesmo assim, ele é descartado sem ser armazenado.

Quando um número é conectado, a Meta pode entregar de uma vez tudo o que estava na fila dela, inclusive conversas de antes de você usar a Ziptalk. Descartamos qualquer mensagem com mais de dez minutos antes mesmo de baixar o áudio, para não transcrever conversa antiga.

Grupos, mensagens temporárias e mensagens de visualização única não são enviados pela Meta e, portanto, não chegam até nós.

d. Dados técnicos

Coletamos informações técnicas, como tipo e modelo do dispositivo, sistema operacional, e padrões de interação com o Serviço. No aplicativo para celular, o que medimos está descrito no item l.

e. Contatos (opcional)

Guardamos apenas nome e telefone dos contatos do número conectado, e usamos esses dados para mostrar quem enviou cada áudio e para você ligar a partir do aplicativo. A forma de autorizar muda conforme a conexão:

• QR Code: a opção aparece marcada na tela de conexão e pode ser recusada ali, com um clique.
• Conexão oficial no número que você já usa: o compartilhamento da agenda é autorizado por você dentro da janela da Meta, durante a conexão, e a sincronização fica ativa a partir daí. A lista é atualizada sozinha quando você adiciona, edita ou remove um contato no celular.
• Conexão oficial em um número novo: esse número não está em nenhum celular, então não existe agenda para sincronizar. Você pode trazer uma: no aplicativo, autorizando o acesso aos contatos do seu celular; no site, enviando um arquivo. Em ambos, saem do seu lado apenas nome e telefone, e só depois de você ver na tela quantos contatos serão enviados. A lista pertence ao número, não a quem enviou: se outra pessoa do time trouxer a agenda dela, as duas se juntam e o nome mais recente prevalece. Não há atualização automática — a lista só muda quando alguém importa de novo.

Em qualquer um dos casos você pode desligar a sincronização de contatos nas preferências do número, a qualquer momento. Os contatos salvos são apagados quando você desliga a sincronização, desconecta ou remove o número — inclusive os que foram importados.

f. Dados de pagamento

Para pagar por cartão, os dados do cartão são digitados diretamente na tela do nosso processador de pagamentos e não passam pelos nossos servidores. Guardamos apenas o necessário para identificar a forma de pagamento, como bandeira e os quatro últimos dígitos. Guardamos também o mês e o ano de validade do cartão padrão do time, para avisar antes da próxima cobrança quando o cartão vai vencer. O número do cartão não é guardado.

Para pagar por Pix, e também para iniciar um período de teste com autorização de Pix, precisamos de nome completo e CPF ou CNPJ do pagador. Esses dados são exigidos pelas regras do Pix para criar a autorização de cobrança no seu banco, e é você quem confirma a autorização dentro do aplicativo dele. No teste, eles são coletados antes de qualquer cobrança, porque a autorização precisa existir para o teste começar. Guardamos o documento junto do registro da autorização, para identificar as cobranças e responder ao seu banco em caso de contestação. Para pagar com Pix só uma cobrança em aberto de um plano no cartão, sem autorização, pedimos os mesmos dados: eles vão na cobrança enviada ao prestador de pagamentos e não ficam guardados conosco.

g. Ligações (opcional)

Se você ativar a transcrição de ligações, as chamadas feitas pelo aplicativo são transcritas. Três opções decidem o resto, e todas podem ser mudadas a qualquer momento:

• Gravar ligações (vem ativada): com ela, guardamos ou enviamos o áudio da ligação. Desativada, o áudio só é usado em memória para transcrever e é descartado, e nenhuma gravação é guardada ou enviada.
• Enviar no WhatsApp (vem ativada nas ligações pelo QR Code): a transcrição, e a gravação se o envio do áudio estiver ativado, vai para a conversa escolhida no seu WhatsApp.
• Guardar no ZipTalk (vem desativada nas ligações pelo QR Code): o registro de cada ligação feita (horário, duração, número da outra parte, se foi atendida e o tipo de aparelho em que a outra parte atendeu), a transcrição e a gravação ficam guardados no histórico de ligações do número. Com o resumo de ligações ativado, as notas da ligação geradas a partir da transcrição (resumo, pontos principais e itens de ação) ficam guardadas junto dela. Esse histórico é visível para os administradores do time e para quem conectou o número.

Pelo menos uma entre enviar no WhatsApp e guardar no ZipTalk fica ativada.

Num número dedicado com ligações ativadas, as ligações que o número recebe tocam no ZipTalk e são atendidas pelo seu time no aplicativo, e o seu time também pode ligar pelo número para quem permitiu. Para pedir essa permissão, enviamos, quando você solicita, uma mensagem ao WhatsApp da pessoa com botões para permitir ou recusar. A resposta fica com a Meta, que nos diz se a ligação é permitida; não guardamos essa resposta. Para a ligação acontecer, nos dois sentidos, o áudio passa pelos nossos servidores, entre o WhatsApp e quem fala pelo ZipTalk. Registramos cada ligação: horário, duração, número da outra parte, se foi recebida ou feita, se foi atendida, se foi atendida por uma pessoa, em que tipo de aparelho a outra parte estava (celular ou computador) e se ela usa o WhatsApp Business. O tipo de aparelho é o que o WhatsApp da outra parte informa ao conectar a ligação; não identificamos o aparelho em si. Se a transcrição de ligações estiver ativada, a ligação atendida é transcrita e a transcrição fica guardada no histórico de ligações do número, com a gravação quando a opção de gravar ligações estiver ativada, porque esse número não tem uma conversa própria no WhatsApp onde elas possam chegar. Num número dedicado, guardar no ZipTalk não pode ser desativado. A gravação é guardada em um único canal, com as duas vozes juntas. Esse histórico é visível para os administradores do time e para quem conectou o número. Se você ativar o envio no WhatsApp, enviamos a transcrição pelo número à pessoa com quem você falou e, se o envio do áudio da ligação estiver ativado, a gravação junto. Essa opção vem desativada.

A transcrição de ligações é opcional e fica desativada por padrão. Grave e transcreva ligações apenas com o consentimento adequado das pessoas envolvidas, conforme a legislação aplicável. Quem liga para um número dedicado não passa por nenhuma tela nossa antes de falar, então cabe a quem usa o número avisar essa pessoa.

h. Áudios guardados no ZipTalk (opcional)

Com a opção Guardar áudios no ZipTalk ativada num número (ela vem desativada), cada áudio transcrito a partir desse momento fica no histórico de áudios do número. Guardamos o arquivo de áudio como ele chegou, a transcrição, o resumo e a tradução quando esses recursos estão ativados, o número da outra pessoa, a data, a duração e se o áudio foi recebido ou enviado pelo número. Com o resumo de áudios ativado, as notas geradas a partir da transcrição (resumo, pontos principais e itens de ação) são criadas na primeira vez que alguém abre o áudio e ficam guardadas junto. Esse histórico é visível para os administradores do time e para quem conectou o número. Desativar a opção interrompe a guarda dos próximos áudios; os que já estão no histórico continuam lá até o número ser removido.

Com a opção guardada, você pode escolher Só no ZipTalk: a transcrição do áudio deixa de ser enviada ao WhatsApp, seja na conversa, para o seu próprio número ou para um contato de encaminhamento, e fica apenas no histórico do número e no aviso do aplicativo descrito no item 4. Se a guarda de um áudio falhar, enviamos aquela transcrição para o seu próprio número, para que ela não se perca.

i. Quando você fala com o suporte

Você pode nos procurar por WhatsApp, por e-mail, pelo chamado dentro do aplicativo ou pelo Direct do nosso perfil no Instagram. Em qualquer um desses canais guardamos o conteúdo da conversa para conseguir atender e para manter o histórico do seu caso.

No Instagram recebemos, junto da mensagem, o identificador que a plataforma nos dá para você, o seu nome de usuário, o seu nome de exibição e a sua foto de perfil. Esse identificador só vale entre você e o nosso perfil: ele não nos diz quem você é no Serviço. Por isso, para tratar de qualquer assunto da sua conta por esse canal, pedimos que você confirme a identidade por um link — sem essa confirmação, respondemos apenas dúvidas gerais.

Se você responder a um story nosso, guardamos também a referência do story para saber do que a conversa trata.

j. Quando você começa uma assinatura e não termina

Quando a página de pagamento é aberta, registramos a tentativa: o time, quem abriu a página, o plano escolhido, a quantidade, a moeda, a forma de pagamento, o cupom aplicado e o idioma do painel. Se você aceitou os cookies de marketing, guardamos junto os identificadores de anúncio do seu navegador, o endereço IP e o tipo de navegador. Se você responder à pergunta sobre o que te fez parar (na própria página ou pelo lembrete), guardamos a resposta escolhida junto da tentativa. Usamos esse registro para lembrar o time de terminar a assinatura e, em alguns casos, oferecer um desconto, como descrito no item 4.

k. Quando você cancela a assinatura

Ao cancelar, pedimos o motivo, escolhido numa lista, e um comentário opcional. Guardamos junto da assinatura o motivo, o comentário, quando o cancelamento foi pedido e por onde (o painel, o aplicativo, a nossa equipe a pedido do time, a página de assinatura do processador de pagamentos, ou a App Store, quando a assinatura é dela). Na assinatura por cartão, o motivo e o comentário também são registrados no processador de pagamentos, junto do cancelamento. Se você cancelar pela página de assinatura do processador de pagamentos, guardamos o motivo e o comentário que você deixar lá. Quando o plano termina porque a cobrança não foi paga, ou por uma contestação dela no cartão, guardamos isso como o motivo, com a data do cancelamento. Na assinatura da App Store, o cancelamento é feito nos Ajustes do iPhone, e perguntamos o motivo no aplicativo antes de abrir os Ajustes. O motivo e o comentário ficam guardados mesmo que você não conclua o cancelamento lá. Usamos essas informações para entender por que times cancelam e melhorar o Serviço. Se o cancelamento for desfeito, o motivo continua guardado até um novo cancelamento. Se você aceitou os cookies de marketing, o motivo escolhido na lista também vai junto do aviso de cancelamento que o nosso servidor envia às plataformas de anúncios e de medição, descrito no item 10. Vai só a opção da lista. O comentário nunca é enviado a essas plataformas.

Se, em vez de cancelar, você pausar a assinatura, guardamos junto dela quando a pausa começou e até quando ela vai. As duas datas continuam guardadas depois que a pausa termina. A de início serve para aplicar o limite de uma pausa a cada 12 meses. A do fim passa a ser o dia em que a pausa terminou de fato e serve para não enviarmos a dica de uso logo depois de uma pausa. Na assinatura por cartão, a pausa também fica registrada no processador de pagamentos, que é quem deixa de cobrar nesse período.

l. Uso do aplicativo no celular

No aplicativo para celular usamos dois serviços de medição:

• Relatórios de erro. Quando o aplicativo trava ou dá erro, enviamos um relatório com a mensagem do erro, o ponto do código em que ele aconteceu, as telas e os toques que vieram antes, os pedidos que o aplicativo fez aos nossos servidores (o endereço e o resultado, sem o conteúdo), o modelo do aparelho e as versões do sistema e do aplicativo. O endereço de um pedido pode conter o número de telefone de um contato. O relatório não leva captura de tela nem o seu endereço IP.
• Gravação de uso. Registramos as telas abertas, os toques e as rolagens, com uma reprodução da tela em que todos os textos e imagens aparecem escondidos, para vermos onde o aplicativo confunde as pessoas. Nas telas de transcrições, ligações, contatos, histórico de ligações e teclado de discagem, no código e no QR Code de conexão do WhatsApp, nas conversas com o suporte e nos dados de pagamento das indicações, a gravação é pausada. O serviço usa o endereço IP para estimar o país de onde o aplicativo é usado.

Os dois ficam ligados ao identificador interno da sua conta, não ao seu nome, e-mail ou telefone, para conseguirmos encontrar o que aconteceu quando você nos relata um problema. Não enviamos a esses serviços o conteúdo de mensagens, áudios ou transcrições.

Cada finalidade tem uma base legal própria, conforme o art. 7º da LGPD:

• Execução de contrato — criar e manter sua conta, cobrar a assinatura, receber e transcrever os áudios do número conectado, comunicar atualizações e prestar suporte.
• Consentimento — sincronizar a agenda do número conectado; gravar e transcrever ligações, recurso desativado por padrão; cookies de marketing e gravação de sessão no site, aceitos no banner (item 10).
• Legítimo interesse — segurança, prevenção a fraude e diagnóstico de falhas; a medição de uso do aplicativo descrita no item 2.l e a do site descrita no item 10.b; lembrete e oferta de desconto para quem começou uma assinatura e não terminou, e-mails de oferta depois do fim de um plano ou de um teste e a dica de uso, com descadastro em cada e-mail; o motivo de cancelamento, para melhorar o Serviço; o ramo, o cargo e o canal de origem informados no primeiro acesso, para entender o público do Serviço e orientar a divulgação e as parcerias.
• Cumprimento de obrigação legal — guarda de registros de acesso e obrigações fiscais.

Você pode revogar a qualquer momento os consentimentos acima, desligando a opção correspondente no aplicativo ou, no caso dos cookies, nas preferências de cookies do site. A revogação não afeta o tratamento já realizado.

Não vendemos seus dados e não os compartilhamos para publicidade de terceiros. Compartilhamos apenas com quem é necessário para o Serviço funcionar, e só os dados que aquele serviço precisa.

a. Quem trata dados a nosso pedido

• Meta — na conexão oficial, é quem entrega as mensagens do número conectado. O tratamento feito pela Meta segue as políticas dela.
• Reconhecimento de voz — o áudio vai primeiro à xAI e, se ela falhar ou devolver um texto em que não dá para confiar, à OpenAI. Quando essas duas falham, o áudio é enviado à Deepgram e, se ela também falhar, de novo à OpenAI, por outro modelo. O áudio das ligações feitas ou atendidas no aplicativo vai primeiro à Deepgram, que separa quem falou; se ela falhar, segue a mesma ordem dos áudios. Esses provedores recebem o áudio apenas durante o processamento e não o retêm depois.
• Processamento de texto — quando você ativa resumo de áudios, resumo de ligações, tradução ou filtro de linguagem ofensiva, o texto já transcrito é enviado à OpenAI. Esses quatro recursos vêm desativados, e o aplicativo pede sua permissão antes de ligar qualquer um deles; sem ativá-los, nada de texto é enviado.
• Atendimento automático — quando você abre um chamado de suporte no aplicativo, o texto do chamado e das respostas pode ser enviado ao mesmo provedor de processamento de texto para que nosso assistente escreva uma resposta, sem que uma pessoa precise acionar isso. A resposta é sempre identificada como escrita pelo assistente, e você pode pedir atendimento humano a qualquer momento respondendo no próprio chamado. Chamados sobre cobrança são sempre respondidos por uma pessoa.
• Assistente do atendimento — em qualquer canal de suporte, uma pessoa do nosso time pode pedir ao assistente que consulte sua conta, faça uma alteração nela ou escreva uma mensagem para você. Nesse caso, o texto da conversa, as anotações internas do time sobre o seu caso e os dados da conta necessários para o pedido são enviados ao mesmo provedor de processamento de texto. O assistente só age a pedido de uma pessoa do time.
• Hospedagem e banco de dados — o banco de dados do Serviço fica em São Paulo, Brasil.
• Servidor de ligações — nas ligações de um número dedicado, o áudio passa por um servidor que alugamos em São Paulo, Brasil, entre o WhatsApp e quem atende no ZipTalk. Durante a ligação o áudio fica em memória; a gravação que guardamos é a descrita no item g.
• Notificações do aplicativo no celular — quando uma ligação chega num número dedicado, avisamos o celular de quem pode atendê-la pelo serviço de notificações do sistema operacional do aparelho. O aviso leva o número de quem está ligando, o nome do número dedicado e identificadores da ligação, e é o que faz o celular tocar com o aplicativo fechado ou a tela bloqueada. Não leva áudio nem conteúdo de mensagens.
• Avisos de áudios e ligações transcritos — quando um áudio recebido ou uma ligação é transcrito, avisamos pelo mesmo serviço o celular de quem pode abrir aquele conteúdo no ZipTalk: quem conectou o número sempre, e os administradores do time só quando o áudio ou a ligação fica guardado no ZipTalk. Ninguém é avisado de algo que não consegue ver, e quem desativou esses avisos, para o time, para o número ou para aquele contato, não recebe. Quem desligou os avisos num dos seus aparelhos, na lista de aparelhos da página Notificações, deixa de recebê-los naquele aparelho; as ligações continuam tocando nele. Esse aviso leva conteúdo: o nome ou o número do contato, o nome do número e o resumo, ou o começo da transcrição quando não há resumo. Ele passa pelo serviço de notificações do sistema operacional do celular e pode aparecer na tela bloqueada, conforme as configurações do aparelho. Não leva o áudio.
• Avisos no navegador — com os avisos ativados num navegador, na página Notificações do painel, os mesmos avisos de ligações e de áudios e ligações transcritos chegam também a esse navegador, mesmo com o ZipTalk fechado, desde que o navegador esteja aberto. Administradores da plataforma recebem ali também os avisos da caixa de suporte: o nome e o começo da mensagem de um cliente no WhatsApp, no Instagram ou por e-mail, de um feedback novo ou de uma menção a eles. Cada aviso passa pelo serviço de notificações do fabricante do navegador e vai cifrado até ele: esse serviço entrega o aviso sem conseguir ler o conteúdo. Você desativa esses avisos na mesma página ou nas configurações do navegador.
• Avisos da conta — quando os minutos do plano passam de 80% ou acabam, quando o teste grátis está para terminar, quando o time fica sem plano ativo, quando um número conectado desconecta, quando uma cobrança falha, quando cancelamos uma autorização de Pix ou quando falta o CPF ou CNPJ nos dados de cobrança, avisamos os donos e administradores do time, e quem conectou o número quando o aviso é sobre ele, no celular e no navegador, pelos mesmos serviços de notificação. Isso vale além da mensagem no WhatsApp que o número já recebia. Os avisos de minutos, de teste, de plano e de desconexão também vão por e-mail para os donos e administradores. Esses avisos levam o nome do time e, na desconexão, o nome do número; não levam conteúdo de mensagens. Eles não seguem os silenciamentos nem a escolha de aparelhos da página Notificações, porque tratam do funcionamento e da cobrança da conta; para não recebê-los num aparelho, desative as notificações do ZipTalk nas configurações dele. A resposta do nosso time a um feedback também chega como aviso para quem o enviou.
• Avisos de cobrança, de plano, de números e de integrações — além dos avisos acima, avisamos o time quando a última tentativa de cobrança no cartão está perto e o plano pode ser cancelado por falta de pagamento, quando o plano é cancelado por falta de pagamento, quando o cartão padrão vence antes da próxima cobrança, quando a autorização de Pix é encerrada no banco, quando o time fica sem nenhum número conectado (depois de 24 e de 72 horas), quando o cancelamento pedido pelo time é confirmado, quando o plano cancelado está a 3 dias de acabar e quando acaba, quando o teste começou e nenhum número foi conectado, quando o teste termina sem assinatura, e quando o CRM conectado recusa o acesso do ZipTalk e precisa ser conectado de novo para as notas que aguardam não serem apagadas. Esses avisos vão por e-mail para os donos e administradores do time e, conforme o caso, pelos mesmos serviços de notificação no celular e no navegador. Alguns também vão por WhatsApp para os números do time, menos os que pediram para não receber mensagens nossas. Eles levam o nome do time e, quando é o caso, datas, valores e o nome do CRM; não levam conteúdo de mensagens nem credenciais. São avisos de cobrança e de funcionamento da conta, e por isso não têm descadastro.
• E-mails de oferta e de dica de uso — quando um plano pago que o time cancelou chega ao fim, enviamos até dois e-mails: um uma semana depois e outro um mês depois, com um cupom de desconto quando o time não usou esse cupom nos últimos 3 meses. Quando um teste termina sem assinatura, enviamos até dois e-mails com um cupom: três dias e dez dias depois. Vão só por e-mail, para os donos e administradores do time, e não são enviados se o time assinou de novo, se abriu a página de pagamento nos últimos 7 dias ou se já recebeu 4 e-mails desse tipo nos últimos 30 dias. Uma parte dos times, escolhida ao acaso, não recebe os e-mails depois do fim do plano, para medirmos se eles fazem diferença. Também enviamos uma dica de uso quando o time tem um plano pago há pelo menos 7 dias e um número conectado, mas nenhum áudio foi transcrito nos últimos 7 dias. Ela vai só por e-mail, para os donos e administradores do time, no máximo uma vez a cada 30 dias, e entra no mesmo limite de 4 e-mails em 30 dias. Não vai para um time com o plano pausado nem para um que voltou de uma pausa há menos de 7 dias. Também não vai para um time que já estava sem transcrever áudios quando essa dica começou a ser enviada, até que ele volte a transcrever algum. Todo e-mail desses tem um link para parar de recebê-los, e quem pediu para parar não recebe mais. Os avisos de cobrança e de funcionamento da conta continuam chegando.
• Lembrete de assinatura não concluída — quando o time abre a página de pagamento e sai sem pagar, enviamos até três mensagens ao longo de cerca de cinco dias: um lembrete uma hora depois, com a pergunta sobre o que te fez parar; uma oferta de desconto um dia depois; e uma última oferta três dias depois do lembrete. Quem responde que o preço pesou pode receber o desconto na hora, na própria página. Vai por e-mail para os donos e administradores do time, por WhatsApp para os números conectados do time e por aviso no navegador de quem ativou os avisos ali. Cada time recebe no máximo uma sequência dessas a cada 30 dias, e nada é enviado se a assinatura já foi feita. As mensagens levam o nome do time, o desconto e o código; não levam conteúdo de mensagens. Todo e-mail desses tem um link para parar de recebê-los, e para parar no WhatsApp basta pedir ao nosso suporte. Os avisos de cobrança e de funcionamento da conta continuam chegando.
• Monitoramento de erros — recebe registros técnicos que podem conter números de telefone, não conteúdo de mensagens. Inclui os relatórios de erro do aplicativo descritos no item 2.l.
• Gravação de uso do aplicativo — recebe a gravação descrita no item 2.l, com textos e imagens escondidos e pausada nas telas com conteúdo.
• Pagamentos e emissão fiscal — processam a cobrança e emitem a nota. Não temos acesso ao número completo do seu cartão. No Pix, o nome e o documento do pagador são enviados ao prestador que registra a autorização junto ao seu banco, ou que gera a cobrança avulsa de uma fatura em aberto, porque sem eles a autorização e a cobrança não podem ser criadas.
• Autenticação e métricas do site — login e a medição de uso do site e do painel descrita no item 10.b.

Nenhum desses prestadores usa seus dados para finalidade própria nem para treinar modelos. Se você quiser saber quem são, nominalmente, é só pedir para [email protected] — respondemos, conforme o art. 18, VII da LGPD.

b. Transferência internacional

O banco de dados do Serviço fica no Brasil. Parte dos serviços listados acima opera no exterior, principalmente nos Estados Unidos, o que implica transferência internacional de dados. Essas transferências são feitas com base nas cláusulas contratuais e nas garantias previstas na legislação de proteção de dados aplicável.

c. Outras hipóteses

Podemos divulgar dados quando exigido por lei, por ordem judicial ou por requisição de autoridade competente, e em caso de reorganização societária, hipótese em que esta Política continua valendo.

d. CRM ou sistema de clínica que o time conecta

Um dono ou administrador do time pode conectar um CRM ao ZipTalk na página Integrações. Com a conexão ativa, cada áudio e cada ligação que o ZipTalk transcreve para um número do time vai para esse CRM como uma nota no contato, encontrado pelo número do WhatsApp. Se o contato ainda não existe no CRM, o ZipTalk cria um com esse número e o nome do perfil do WhatsApp, quando houver. A nota leva a transcrição, o resumo quando existir, a duração, se o áudio foi recebido ou enviado e o número do time em que a conversa aconteceu. No CRM que só aceita notas dentro de uma negociação, o ZipTalk também abre uma negociação para o contato, na etapa que o time escolheu, quando ele não tem uma aberta. No CRM que não tem notas, a transcrição entra como uma atividade já concluída na ficha do contato. O time escolhe se envia áudios, ligações ou os dois, e pode desconectar quando quiser.

Quando o sistema conectado é de gestão de clínica, a transcrição pode conter dados de saúde do paciente. Nesse caso, a clínica é a controladora desses dados e a Ziptalk atua como operadora: trata a transcrição só para levá-la ao sistema que a clínica conectou, por instrução dela. A clínica responde pela base legal do tratamento e pela informação aos pacientes. O contato é encontrado pelo número do WhatsApp, e o destino da transcrição depende do sistema.

No sistema de clínica que recebe a transcrição só como arquivo, ela entra como um arquivo de texto na área de arquivos da ficha do paciente, com o mesmo conteúdo da nota e a data e a hora da conversa. Se o paciente não existe, o ZipTalk o cadastra com o número e o nome do perfil do WhatsApp, quando houver, sem CPF. O arquivo vai no próprio envio ao sistema, sem link para baixar.

No sistema de clínica que também tem um CRM, a clínica escolhe nas configurações da conexão para onde a transcrição vai:

• Automático (o padrão): quem já é paciente recebe a transcrição como um arquivo de texto anexado ao cadastro. Quem ainda não é entra como lead no CRM do sistema, com o nome do perfil do WhatsApp, quando houver, o número e a transcrição.
• Sempre lead: toda transcrição entra como lead no CRM do sistema, do mesmo jeito.
• Sempre no paciente: quem já é paciente recebe o arquivo. Quem ainda não é é cadastrado apenas com o nome do perfil do WhatsApp, quando houver, e o número, com a transcrição nas observações do cadastro.

A transcrição nunca entra na evolução nem em outro registro clínico, que continuam sendo escritos pelo profissional. Para anexar o arquivo, esse sistema o baixa de um link. Por isso o texto fica guardado no ZipTalk em local privado, sob um nome aleatório, acessível só por um link assinado que expira em 15 minutos e que é enviado apenas ao sistema da clínica. Depois que o link expira, uma rotina que roda a cada 10 minutos apaga o arquivo.

Esse envio acontece por instrução do time. O CRM é uma ferramenta escolhida pelo próprio time, usada sob as regras e a política de privacidade do fornecedor dela, e não um prestador da Ziptalk. O que já foi enviado fica no CRM; desconectar não apaga nada lá.

Cada tipo de dado tem um tempo de vida diferente no Serviço:

• Áudios e transcrições de mensagens: não são armazenados, a não ser com a opção de guardar áudios no ZipTalk ativada. Sem ela, o áudio é processado em memória e descartado logo depois. Com um CRM conectado (item 4.d), a transcrição fica guardada até a nota ser entregue, como descrito abaixo.
• Integrações com CRM: as credenciais de acesso ao CRM, cifradas, e a ligação entre o número de cada contato e o registro dele no CRM ficam guardadas enquanto a conexão existir, e são apagadas ao desconectar ou na exclusão do time. Cada nota a entregar entra numa fila com a transcrição e o resumo. Esse texto sai da fila assim que a nota é entregue, e os registros da fila são apagados após 14 dias, entregues ou não. Num sistema de gestão de clínica que baixa o arquivo de um link, a transcrição enviada como arquivo fica em local privado para o sistema baixá-la e é apagada pela rotina de limpeza depois que o link expira, em 15 minutos.
• Áudios, transcrições e notas guardados no ZipTalk (com a opção ativada): guardados no histórico de áudios enquanto o número estiver no Serviço. Apagados quando o número é removido, quando o time é excluído ou quando a conta é excluída.
• Conteúdo de mensagens: não é armazenado. Isso vale também para qualquer histórico que a Meta venha a enviar.
• Contatos: enquanto a sincronização estiver ativa. Apagados ao desligá-la, ao desconectar ou ao remover o número.
• Credenciais da conexão oficial: enquanto a conexão existir. Apagadas na desconexão.
• Registros de uso (data, duração e número de quem enviou o áudio ou fez a ligação transcrita): mantidos como histórico de consumo e base da cobrança, enquanto a conta existir.
• Registros de ligação (horário, duração, número da outra parte, se a ligação foi atendida e se foi por uma pessoa): mantidos como histórico e base da cobrança enquanto o número estiver no Serviço, e apagados quando ele é removido. Na exclusão da conta, o número da outra parte é mascarado. Nas ligações pelo QR Code esses registros só são guardados quando a opção de guardar no ZipTalk está ativada.
• Transcrições, notas e gravações de ligação guardadas no ZipTalk (todas as de número dedicado, e as do QR Code com a opção ativada): guardadas no histórico de ligações enquanto o número estiver no Serviço. Apagadas quando o número é removido, quando o time é excluído ou quando a conta é excluída. A cópia enviada para a conversa com a pessoa, quando essa opção está ativada, fica no WhatsApp dela e não é apagada por nós.
• Token de notificação do aplicativo: o identificador que o celular recebe do serviço de notificações, com o nome do aparelho (modelo e versão do sistema) e a sua escolha de receber ou não os avisos nele, guardados enquanto você estiver logado no aplicativo naquele aparelho. Apagado quando você sai da conta no aplicativo, quando o serviço informa que ele deixou de valer, ou na exclusão da conta.
• Inscrição de avisos do navegador: o endereço e as chaves que o navegador cria para receber os avisos, com o nome do navegador e do sistema e a sua escolha de receber ou não os avisos nele, guardados enquanto os avisos estiverem ativados naquele navegador. Apagados quando você desativa os avisos, quando o serviço do navegador informa que deixaram de valer, ou na exclusão da conta.
• Avisos da conta: o tipo do aviso, o time, o número ou a pessoa a que ele se refere e quando foi entregue, guardados por 30 dias para conferirmos as entregas. Apagados depois disso, ou antes, na exclusão do time, do número ou da conta.
• Avisos desativados (times, números e contatos que você silenciou no aplicativo, com o número do contato): guardados enquanto você fizer parte do time. Apagados quando você reativa o aviso, quando deixa o time, quando o número ou o time é removido, ou na exclusão da conta.
• Números em "/stop": mantidos enquanto o número estiver conectado, junto com quem pausou (o dono do número, por "/stop" ou bloqueando o contato, ou o próprio contato). Depois de um "/stop", a conversa não recebe mais nenhuma transcrição. O dono do número pode escolher, separadamente para quando ele pausa e para quando o contato pausa, continuar lendo esses áudios: numa cópia enviada só para o próprio número dele ou guardados no ZipTalk, como no item h. Sem essa escolha, o contato em "/stop" não é transcrito. A dica que acompanha as transcrições diz ao contato que o "/stop" faz a conversa parar de receber transcrições, e não que os áudios deixam de ser transcritos.
• Dados de conta, assinatura e nota fiscal: pelos prazos legais de guarda fiscal e contábil, mesmo após pedido de exclusão, conforme o art. 16, I, da LGPD.
• Autorização de Pix e documento do pagador: por 5 anos contados do fim da autorização, prazo de guarda dos registros de cobrança e de eventual contestação.
• Conversas com o suporte: enquanto a conta existir. Apagadas no pedido de exclusão. No Instagram isso alcança as conversas em que você confirmou sua identidade pelo link — sem essa confirmação não temos como saber que aquela conversa é sua, porque o identificador da plataforma não se liga à sua conta.
• Registros técnicos das respostas automáticas do suporte (quando cada resposta foi gerada, em qual conversa, quanto processamento usou, quanto tempo levou e se deu certo, sem o conteúdo da conversa): apagados após 90 dias.
• Tentativas de assinatura não concluídas (o registro descrito no item 2.j): apagadas 30 dias depois da última movimentação (a última visita à página de pagamento, a última mensagem enviada ou o encerramento da tentativa), ou antes, na exclusão do time.
• Descontos de lembrete já concedidos: só o time, o tipo de desconto e a data, para que o desconto de primeira assinatura e a última oferta, que valem uma vez por time, não se repitam. Guardados enquanto o time existir e apagados na exclusão do time.
• Motivo e comentário de cancelamento: guardados com a assinatura, pelos mesmos prazos dos dados de assinatura (item acima).
• Validade do cartão padrão (mês e ano): substituída quando o cartão muda e apagada na exclusão do time.
• E-mails de oferta e de dica de uso já enviados, e avisos de cartão vencendo: o time, o tipo de e-mail, a assinatura a que ele se refere e a data e, no aviso de cartão, o mês e o ano de validade do cartão, para não enviar o mesmo e-mail duas vezes, respeitar o intervalo entre eles e avisar uma vez só sobre cada cartão. Guardados enquanto o time existir e apagados na exclusão do time.
• Pedidos de descadastro de e-mail: o endereço que pediu para não receber lembretes, ofertas e dicas de uso fica guardado para continuarmos respeitando o pedido, inclusive depois da exclusão da conta.
• Gravações de uso do aplicativo (item 2.l): guardadas pelo serviço de gravação por 30 dias. As que a nossa equipe marcar para análise, e uma amostra escolhida ao acaso pelo próprio serviço, ficam guardadas por até 9 meses.
• Registros de acesso: pelo prazo do art. 15 do Marco Civil da Internet.

Quando você usa a conexão oficial, a Ziptalk atua como operadora: tratamos os dados do número conectado seguindo a sua instrução e a finalidade que você contratou, que é transcrever áudios. Não usamos esses dados para finalidade própria, não os cedemos a terceiros fora dos casos descritos nesta Política e não treinamos modelos com o conteúdo das suas conversas.

Se o número conectado é de uma empresa e as conversas envolvem clientes e outros terceiros, quem responde como controladora perante essas pessoas é essa empresa. Cabe a ela informá-las e ter base legal para o tratamento. As obrigações correspondentes estão nos nossos Termos de Uso.

A Meta trata esses mesmos dados sob as políticas dela, como fornecedora da plataforma do WhatsApp Business. A Ziptalk não tem controle sobre o tratamento feito pela Meta.

Usamos criptografia em trânsito, controle de acesso e segregação de credenciais para proteger suas informações.

As credenciais de acesso da conexão oficial são armazenadas cifradas com AES-256-GCM, em tabela sem acesso público, disponível apenas para os componentes de servidor que precisam dela. No caso de um número novo, o código de verificação em duas etapas definido no registro é guardado da mesma maneira, e é o que nos permite liberar o número de volta para você quando a conexão é desfeita. As requisições que a Meta envia ao nosso endpoint são verificadas por assinatura antes de serem processadas.

Conforme o art. 18 da LGPD, você tem direito a:

• Confirmar a existência de tratamento e acessar seus dados;
• Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Solicitar a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• Solicitar a portabilidade a outro fornecedor;
• Eliminar dados tratados com base no consentimento;
• Ser informado sobre com quem compartilhamos seus dados;
• Ser informado sobre a possibilidade de não consentir e sobre as consequências disso;
• Revogar o consentimento a qualquer momento;
• Opor-se a tratamento feito com base em legítimo interesse.

Se você é cliente, fornecedor ou contato de alguém que usa a Ziptalk, e não usuário do Serviço, preparamos uma página só para a sua situação: Seus dados. Ela explica por que o seu número pode estar aqui, o que fica guardado, e como interromper a transcrição por conta própria.

Para exercer qualquer um desses direitos, escreva para [email protected]. Respondemos no prazo previsto em lei.

Temos procedimentos para incidentes de segurança de dados, com notificação aos usuários afetados e à Autoridade Nacional de Proteção de Dados nos prazos e nas hipóteses previstos em lei.

Usamos cookies e outros recursos do navegador, como o armazenamento da aba, no site e no painel. O banner de cookies traz um resumo e um link para esta Política, que explica cada grupo.

a. Cookies necessários

Mantêm você conectado ao painel, guardam a sua resposta ao banner por um ano e lembram o idioma escolhido. Sem eles o site não funciona, por isso ficam sempre ativos e não dependem de consentimento.

b. Medição do site

Usamos o Google Analytics com o recurso Google Signals: se você estiver conectado à sua conta Google e tiver autorizado a personalização de anúncios, o Google pode associar sua visita a dados agregados de demografia e interesses. Recebemos essas informações apenas de forma agregada, sem identificar você. É possível desativar a personalização de anúncios em myadcenter.google.com e apagar esses dados em myactivity.google.com.

O Google Analytics também registra os passos até a assinatura (ver os planos, abrir o pagamento, começar o teste, assinar) e, na página de pagamento, se a pergunta sobre o que te fez parar apareceu, qual resposta você escolheu e se usou o desconto oferecido. Isso vale para todos os visitantes e serve para medirmos o funcionamento do site, não para anúncios.

O Google Analytics funciona no site e no painel e registra também as páginas abertas, até onde cada página foi rolada e os cliques nos botões de cadastro e de escolha de plano. A base é o nosso legítimo interesse em entender como o site é usado (item 3), e recusar os cookies de marketing não desliga essa medição. Para não ser medido pelo Google Analytics em nenhum site, o Google oferece um complemento de navegador em tools.google.com/dlpage/gaoptout.

A nossa conta do Google Analytics está ligada à nossa conta de anúncios no Google. Por isso, mesmo sem o seu consentimento, a tag do Google pode avisar o Google, para fins de anúncio, das páginas abertas e desses passos. Esses avisos saem sem ler nem gravar cookies de anúncio e marcados como não autorizados para anúncios personalizados. Segundo o Google, eles servem para estimar, no total, quantas conversões vieram dos anúncios.

c. Cookies de marketing

Os cookies de marketing só são ativados com o seu consentimento no banner de cookies. Com eles, as plataformas de anúncios em que divulgamos a Ziptalk podem registrar as páginas que você visita e esses mesmos passos, para medirmos e direcionarmos nossos anúncios. Hoje são três: a Meta (Facebook e Instagram), o Google e a OpenAI (anúncios no ChatGPT). Sem o consentimento, nada disso chega à Meta nem à OpenAI, e o Google recebe só os avisos sem cookies descritos no item b.

Quando você chega por um anúncio, a plataforma põe no endereço da página um identificador do clique. Guardamos esse identificador no seu navegador enquanto a aba estiver aberta, para ele não se perder se você navegar antes de responder ao banner. Sem o seu consentimento, ele não sai do navegador. Se você aceitar os cookies de marketing, ele passa para um cookie nosso, guardado por até 90 dias, e vale como os outros identificadores de anúncio descritos aqui. Se recusar, é apagado na hora. Se não responder, some quando a aba é fechada.

Quando um teste ou uma assinatura acontece, ou quando uma assinatura é cancelada, e você aceitou os cookies de marketing, também avisamos algumas dessas plataformas pelo nosso servidor. Sem uma escolha registrada no banner, tratamos como recusa, e esse aviso não é enviado. O aviso leva seu e-mail, telefone, nome e cidade transformados em um código irreversível (hash), além do endereço IP e do tipo de navegador do momento em que você começou o teste ou assinou. Quando você chegou por um anúncio, leva também o identificador que a própria plataforma pôs naquele clique. É assim que ela associa o evento à sua conta nela e ao anúncio que você viu. O endereço IP e o tipo de navegador ficam guardados junto da assinatura no processador de pagamentos e, no Pix, também no nosso banco de dados. Isso porque o aviso da primeira cobrança depois do teste sai dias depois, quando você já não está na página. No cancelamento, o aviso leva também o motivo escolhido na lista, mas não o comentário. O conteúdo das suas mensagens nunca é enviado. Se você aceitou os cookies de marketing e abriu a página de pagamento sem concluir, o nosso servidor também avisa essas plataformas, uma vez, junto com o primeiro lembrete. O aviso leva o e-mail do dono do time (ou de um administrador, quando não há dono) no mesmo código irreversível, os identificadores de anúncio guardados na tentativa, o endereço IP e o tipo de navegador, para que elas possam mostrar nossos anúncios de novo a quem não terminou. Sem o consentimento, esse aviso não é enviado.

d. Gravação de sessão

O mesmo consentimento liga um serviço de análise de uso, que grava como o site e o painel são usados: as páginas abertas, os cliques, a rolagem e os movimentos do mouse. Na reprodução, todo o texto da tela aparece mascarado, inclusive o que você digita e o conteúdo das suas transcrições e conversas. Com essas gravações e os mapas de calor que saem delas, vemos onde as pessoas se perdem e o que precisa mudar.

O serviço guarda cookies no seu navegador para reconhecer o navegador entre visitas e para juntar as páginas de uma mesma visita. Ele também pode usar cookies do domínio do próprio fornecedor, que o fornecedor diz servirem a fins operacionais, como publicidade. Registra ainda o tipo de aparelho e de navegador e usa o endereço IP para estimar o país. Não ligamos as gravações ao seu nome, e-mail ou telefone. Pelas regras do fornecedor, elas ficam guardadas por 30 dias; as que marcamos para estudo, e uma amostra escolhida pelo próprio serviço, ficam até 9 meses. Sem o consentimento, esse serviço nem é carregado.

e. Como mudar a sua escolha

Você pode retirar o consentimento a qualquer momento nas preferências de cookies, pelo link no rodapé do site, e aceitar de novo pelo mesmo caminho. Ao recusar ou retirar o consentimento, a gravação de sessão para na hora, e apagamos do seu navegador os cookies da Meta, os identificadores de clique de anúncio e os cookies da gravação de sessão.

Podemos alterar esta Política a qualquer momento. A data da última revisão fica registrada no rodapé deste documento. Mudanças relevantes na forma como tratamos seus dados são comunicadas dentro do aplicativo.

Para dúvidas, pedidos relacionados aos seus dados ou para falar com o encarregado pelo tratamento de dados pessoais, escreva para [email protected]

Ziptalk LTDA — CNPJ 62.586.587/0001-10 — Piracicaba/SP, Brasil.

Caso deseje excluir sua conta e todos os dados associados, antes de prosseguir você precisa:

• Cancelar sua assinatura ativa, se houver.
• Sair de todos os times secundários, permanecendo apenas no seu time principal.

Depois, siga os passos abaixo:

1. Faça login em sua conta Ziptalk.
2. Acesse a página de perfil: https://ziptalk.ai/profile
3. Role até o final da aba e clique no botão vermelho "Excluir conta" para solicitar a exclusão.

O pedido fica em espera por 31 dias, para o caso de você mudar de ideia. Passado esse prazo ele é processado automaticamente, e a partir daí é irreversível.

O que acontece quando a exclusão é executada:

• Seus dados pessoais são apagados. Nome e e-mail deixam o nosso banco, e o acesso à conta é bloqueado em definitivo.
• Contatos salvos, credenciais de conexão e suas conversas com o suporte são excluídos.
• Transcrições e gravações de ligação são excluídas, e o número de quem ligou é mascarado nos registros de ligação.
• Os números conectados perdem a identificação — o telefone é removido do registro.
• O histórico de consumo e as notas fiscais permanecem, sem os seus identificadores. A lei nos obriga a guardá-los (art. 16, I da LGPD), mas eles deixam de apontar para você.

Se você faz parte de um time com outras pessoas, o time continua existindo para elas. Só sai a sua participação.

Se você tem um número na conexão oficial, desconecte-o antes de excluir a conta. É a desconexão que encerra o vínculo com a Meta e interrompe o envio de mensagens para nós.