Como conectar o Zoho CRM ao ZipTalk

O que a integração faz

Quando o ZipTalk transcreve um áudio ou uma ligação de WhatsApp de um número do seu time, a transcrição também vai para o Zoho CRM, como uma nota no contato daquela conversa.

• O contato é encontrado pelo número do WhatsApp, do jeito que estiver salvo no telefone ou no celular do contato: com ou sem +55, com ou sem o nono dígito, com parênteses ou traço.
• Se o contato ainda não existir, o ZipTalk cria, com o número no celular e o nome do perfil do WhatsApp, quando a conversa traz esse nome. Sem nome, o contato leva o número no lugar.
• A nota diz se foi um áudio recebido, um áudio enviado ou uma ligação, quanto durou, em qual número do time aconteceu, e traz o resumo (quando houver) e a transcrição.
• A nota sai no idioma do número, o mesmo da transcrição que o time recebe no WhatsApp.
• O ZipTalk só procura e cria contatos e registra notas. Não edita nem apaga nada no seu Zoho CRM.
• Tudo acontece sozinho. Não tem nada para enviar à mão.

Antes de começar

• Uma conta no ZipTalk com pelo menos um número de WhatsApp conectado e transcrevendo.
• Ser dono ou admin do time no ZipTalk. Só eles conectam e mudam as integrações.
• Acesso à conta do Zoho CRM que vai receber as notas.

Cada conta do Zoho fica num data center. O ZipTalk conecta as contas que abrem o Zoho CRM em crm.zoho.com, crm.zoho.eu, crm.zoho.uk, crm.zoho.in, crm.zoho.com.au, crm.zoho.jp, crm.zoho.sg, crm.zoho.ae, crm.zoho.sa ou crm.zohocloud.ca. Você não escolhe nada: o login no Zoho leva o ZipTalk ao data center da sua conta. Contas do Zoho na China e na nuvem corporativa da Índia (zohohq.in) não conectam.

1. Abra a integração no ZipTalk

Entre no ZipTalk e clique em Integrações no menu lateral. Na linha do Zoho CRM, clique em Conectar.

Também dá para abrir a página do Zoho CRM pelo ícone de configurações, no fim da linha, e clicar em Conectar lá.

2. Autorize no Zoho

O Zoho abre a tela de login e autorização numa janela à parte. Entre com a conta do Zoho CRM que vai receber as notas, confira o que o ZipTalk pede e aceite.

O ZipTalk pede só o que usa:

• Ler contatos e usar a busca do Zoho, para achar o contato pelo número de telefone.
• Criar contatos, para criar o contato que ainda não existe.
• Criar notas, para registrar a transcrição no contato.
• Ler os dados da organização, para mostrar qual conta foi conectada.

Se o navegador bloquear a janela, a tela abre na mesma aba e, no fim, volta para a página do Zoho CRM no ZipTalk.

3. Confira a conexão

Depois de aceitar, a janela fecha e o ZipTalk avisa que o Zoho CRM foi conectado. Na linha do Zoho CRM aparece Conectado.

Abra a página do Zoho CRM pelo ícone de configurações. Ela mostra Conectado, o nome da organização no Zoho (em "Conta") e quando saiu a última nota.

Escolha o que vira nota

Em O que vira nota, escolha se o Zoho CRM recebe os Áudios, as Ligações ou os dois. Os dois começam ligados. A mudança vale para as próximas transcrições, e as notas do tipo desligado que ainda estavam na fila não são enviadas.

Como a nota aparece no Zoho CRM

A nota sai logo depois de o áudio ou a ligação ser transcrito e entra no contato em texto simples. Ela começa pelo tipo e pela duração, como "Áudio recebido no WhatsApp (0:42)", e termina com "Registrado pelo ZipTalk".

• O ZipTalk procura e cria contatos só no módulo de contatos.
• Se o contato for apagado no Zoho CRM, a próxima nota procura o número de novo e, se não achar, cria outro contato.

Na página do Zoho CRM no ZipTalk, Últimas notas lista as notas dos últimos 14 dias com o status de cada uma: Entregue, Aguardando, Com erro ou Não enviada. Numa nota entregue, o ícone Abrir no Zoho CRM leva ao contato.

Se o Zoho CRM estiver fora do ar ou recusar a nota, o ZipTalk tenta de novo sozinho, com intervalos cada vez maiores. Se nenhuma tentativa der certo, a nota fica Com erro, e um dono ou admin pode clicar em Tentar de novo ao lado dela.

Desconectar no ZipTalk

Na página do Zoho CRM no ZipTalk, abra o menu ⋮ no canto de cima, clique em Desconectar e confirme.

O que acontece com os seus dados:

• O ZipTalk para de enviar notas na hora e apaga o acesso que tinha ao Zoho CRM.
• Notas que ainda estavam na fila são descartadas.
• Os contatos e as notas que já estão no Zoho CRM continuam lá. O ZipTalk não apaga nada no Zoho CRM.

Seus dados

• O acesso ao Zoho CRM fica guardado criptografado no ZipTalk e nunca chega ao navegador.
• A transcrição fica na fila do ZipTalk só até a nota chegar ao Zoho CRM. Uma nota que não chega é apagada da fila 14 dias depois de entrar nela.
• O ZipTalk guarda qual contato do Zoho CRM corresponde a cada número, para não criar o mesmo contato duas vezes. Isso é apagado quando você desconecta.

Mais detalhes na Política de Privacidade.

Se algo não funcionar

• Precisa reconectar: o Zoho CRM recusou o acesso do ZipTalk. Os donos e admins do time recebem um aviso por notificação e e-mail. Clique em Reconectar na página do Zoho CRM no ZipTalk. Até lá, as notas novas esperam por até 14 dias e saem quando você reconectar.
• Não foi possível conectar. Tente de novo. ao voltar do Zoho: clique em Conectar de novo. Se continuar, confira se a sua conta abre num dos endereços listados em "Antes de começar" e fale com a gente.
• O ZipTalk criou um contato que já existia: o ZipTalk só reconhece o número salvo no telefone ou no celular do contato (Phone ou Mobile). Coloque o número num desses campos no contato certo e apague o que o ZipTalk criou. A próxima nota vai para o contato certo.
• Algumas notas não chegaram ao Zoho CRM.: a página mostra o último erro que o Zoho CRM devolveu. Em Últimas notas, o filtro Com erro mostra quais foram, e Tentar de novo põe cada uma de volta na fila.
• Nenhuma nota aparece: confira se Áudios e Ligações estão ligados e se o número está transcrevendo no WhatsApp.